Extra stevig fundament voor projectmanagement
 
IPMA: leidraad voor het succesvol opleveren van projecten
 
Onze consultants zijn ook als projectleider zeer ervaren en echte specialisten in het aansturen van complexe projecten. Ze hebben de kennis, kunde en vaardigheden voor het structureren van projecten, maar ook het gevoel om te motiveren en enthousiasmeren. Om ons nog verder te onderscheiden in projectmanagement hebben we ervoor gekozen om na de Prince II-certificering het IPMA-traject in te zetten. De vraag is natuurlijk: hoe wordt u daar beter van?
 
Prince II als basis
Vandaag de dag kan een projectmanager kiezen uit talloze managementhulpmiddelen. Elke week verschijnt er wel een boek met een recept waarmee organisaties hun doelen kunnen behalen door projectmatig te werken. Het werken in projecten wordt daarom steeds actueler. Of het nu gaat om projecten die onafhankelijk van de staande organisatie worden opgezet en uitgevoerd, of projecten die gekoppeld zijn aan het lijnmanagement; het principe is altijd hetzelfde: de doelstelling moet worden behaald. Prince II wordt daarbij vaak als sleutel tot succes gezien. Wij vinden Prince II een uitstekende basis, maar in onze ogen moet een succesvol en inspirerend projectleider meer in zijn mars hebben.
 
IPMA als vervolg
Daarom hebben we ervoor gekozen om na de Prince II-certificering het IPMA-traject in te zetten. IPMA staat voor de International Project Management Association. Dit stelsel is in Nederland vertaald in de Nederlandse Competence Baseline (NCB), een verzameling van competenties die gebruikt kunnen worden voor het professionaliseren van het projectmanagement in een organisatie. Prachtig natuurlijk, maar wat is het, hoe werkt het en wat levert het u op?
 
Wat is IPMA?
IPMA is ten eerste een certificeringsstandaard. Dit betekent dat de professional een meetbaar niveau van kennis bezit op het gebied van projectmanagement en kan bewijzen dat hij het vak beheerst. Daarnaast is IPMA een bewustwordings- en reflectieproces, dat projectmanagers de mogelijkheid biedt voor verdere verdieping en professionalisering.
 
IPMA kent vier kennisniveaus:
·          IPMA D: gecertificeerde projectpartner
·          IPMA C: gecertificeerde projectmanager
·          IPMA B: gecertificeerde seniorprojectmanager
·          IPMA A: gecertificeerde projectmanager met meerdere projecten/programma’s
 
 
Betrokkenheid projectmanager
De zwaarte van het project bepaalt het niveau van de benodigde projectmanager. Het is belangrijk om de projectmanager al in de opstartfase te betrekken bij het formuleren de doelstellingen van het project. Hij kan advies geven over het traject en ondersteuning geven bij het opzetten van het project en de daarbij benodigde businesscase, met daarin de volgende aandachtspunten:
·          de zakelijke rechtvaardiging van het project
·          de problemen die opgelost moeten worden
·          de doelen die bereikt moeten worden
·          de uitgangspunten en aannames die gehanteerd worden
·          de eisen en de wensen
·          de overwogen oplossingsrichtingen
·          de randvoorwaarden en beperkingen.
Want zonder gedegen businesscase kan geen enkel project beginnen!
 
Proces gewaarborgd
Door de inzet van IPMA-gecertificeerde professionals is het proces van het project gewaarborgd. Er wordt een gelijke projecttaal gesproken. Onduidelijkheden en miscommunicatie worden tot een minimum beperkt. Zo kunnen de loop van het project en de sturing op het behalen van de doelstelling centraal staan, binnen het bepaalde budget, de bepaalde tijd en de gewenste kwaliteit.
 
Hoe werkt IPMA?
IPMA geeft richtlijnen voor het opzetten, uitvoeren en succesvol opleveren van vooraf bepaalde doelstellingen door middel van een project. Deze richtlijnen gaan hand in hand met het Prince2-raamwerk voor het opzetten van projecten. IPMA gaat een stap verder en geeft handvatten voor het uitvoeren, bijsturen en controleren van dit projectraamwerk. Met andere woorden, IPMA levert de projectmanagement-toolbox waaruit een projectmanager kan putten om het project binnen de driehoek geld, tijd en kwaliteit op te leveren.
 
Wat levert IPMA u op?
Op die vraag geven we een eenvoudig antwoord: een project dat binnen de gestelde tijd en kwaliteitseisen wordt opgeleverd, voor het beschikbare budget! Met andere woorden: een gedegen aanpak van uw projecten. Hieronder beschrijven we in hoofdlijnen hoe we dit volgens het IPMA-model voor u kunnen realiseren.
 
Voortraject
In het voortraject scheppen we duidelijkheid over risico’s en onzekerheden en richten we ons op een strakke inrichting van de projectsturing. Taken en verantwoordelijkheden worden vooraf beschreven en toegewezen aan personen. We expliciteren vervolgens een zuivere rolverdeling, waarbij een oprechte interesse in elkaars dilemma’s en belangen aanwezig moet zijn. Alles staat of valt bij heldere communicatie en het opbouwen van vertrouwen. We besteden in het voortraject niet alleen aandacht aan een gedegen gezamenlijke uitwerking van de planning, calculaties en kwaliteitseisen, maar ook aan het bewust en nadrukkelijk in kaart brengen van risico’s en onzekerheden en het zo mogelijk treffen van beheersmaatregelen.
 
Door een goede afstemming tussen opdrachtgever en projectmanager staat in het voortraject al duidelijk vast bij wie welke verantwoordelijkheden liggen en wie wat moet aanleveren om het project te kunnen inrichten. Door de aandacht in de voorfase te optimaliseren, kan het project direct van start. De doelstellingen en de eisen daaraan worden immers vooraf bepaald, waardoor onzekerheden zijn uitgesloten.
 
Communicatie
Communicatie is een essentieel onderdeel van het project:
·          op projectteamniveau ligt de focus van de projectmanager op het kweken van de basis voor betrokkenheid en overleg met belanghebbenden
·          op het niveau tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ligt de focus op het tijdig en eerlijk informeren en het vragen naar elkaars zorgpunten.
 
Door helder en tijdig te communiceren bouwen we vertrouwen op. Anderzijds is vertrouwen nodig om open en eerlijk te kunnen praten over de onzekerheden en (mogelijke) knelpunten in het project.
 
De opzet
Als het voortraject succesvol is afgerond, kunnen we daadwerkelijk beginnen met het project. Dit volgt na het opzetten van:
·          een stakeholdersanalyse
·          de businesscase
·          de projectopdracht
·          de projectvoorbereiding
·          de project-startup.
 
Resultaatcyclus
Bij de projectstart dienen we rekening te houden met de resultaatcyclus. Deze moet worden doorlopen om het project succesvol te kunnen beëindigen. Anders gezegd, de doelen moeten worden behaald binnen de gestelde tijd-, budget- en kwaliteitseisen. De resultaatcyclus onderscheidt de volgende fasen:
1. het aannemen
2. het voorbereiden (plan)
3. het uitvoeren (act)
4. het beoordelen (do)
5. het bijsturen (check)
6. het afleveren
7. het afsluiten
 
Bij het doorlopen van de resultaatcyclus zijn diverse methoden beschikbaar om het proces gecontroleerd te laten verlopen. Denk aan planningshulpmiddelen, beheersaspecten, risicomanagement, budgetbewaking en het gebruik van leiderschapskwaliteiten. De ideale mix van deze methoden en de juiste competenties bij de projectmanager dragen bij tot een succesvolle oplevering van het project.
 
Meer weten?
Wilt ook u een écht gedegen aanpak van de projecten in uw organisatie? Maak dan snel een afspraak met ons op (070) 302 00 83.