De klant: Daniel den Hoed-kliniek

Unit Trials & Statistiek van de Daniel den Hoed-kliniek

“Projectmatig werken geeft meer inzicht in planning én werkzaamheden”

De afdeling Hematologie van het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam doet klinisch wetenschappelijk onderzoek om de behandeling van patiënten met kanker te verbeteren. De medewerkers van de unit Trials & Statistiek van de Daniel den Hoed-kliniek leveren hieraan een belangrijke bijdrage door het beheer en het ontsluiten van lokale, nationale en internationale onderzoeksgegevens. Voor de medewerkers van de unit sloot C&M onlangs een trainingsprogramma af. Marleen van Waarden, integraal manager van de unit Trials & Statistiek en eveneens verantwoordelijk voor de professionele ontwikkeling van de medewerkers, vertelt over de ervaringen en de resultaten.

Aanleiding
Eind 2008 maakten de unit Trials & Statistiek en C&M met elkaar kennis. Aanleiding was de behoefte aan een communicatie-/projectmanagementtraining voor de medewerkers van de unit. Marleen van Waarden: “Binnen de unit hadden we te maken met een generatiekloof. De jongere medewerkers stonden meer open voor verandering. Zij hebben de ambitie om op een meer doelgerichte wijze te werken en met elkaar om te gaan. Terwijl de oudere generatie, met hiërarchische en academische gewoonten, vooral de nadruk legde op kwaliteit en minder op doelgerichtheid. In het algemeen zijn de medewerkers toegewijde, enigszins introverte karakters die vooral passief of reactief communiceren en acteren. Het onderling inwinnen van informatie is daardoor soms lastig. Met als resultaat dat deadlines opschuiven. Een proactieve benadering en houding bij alle medewerkers, waardoor de output aanzienlijk zou kunnen toenemen, dat is wat we toen nodig hadden. Daarnaast was er onder de jonge generatie sprake van een relatief snel verloop. Ik was dus ook op zoek naar methoden om jonge, ambitieuze mensen voor langere tijd aan de afdeling te binden.”

Diverse trainingen
Om deze wensen waar te maken heeft C&M vanaf mei 2009 de projectmanagementtraining voor de medewerkers van de unit Trials & Statistiek verzorgd. De trainingen richtten zich vooralsnog op projectmanagement en algemene communicatievaardigheden. Vanaf eind september zal de training gericht zijn op klantvriendelijk telefoneren, communicatie via e-mail, persoonlijke effectiviteit, timemanagement, beïnvloeden en conflicthantering. De trainingen zijn toegespitst op de datamanagers, trialmanagers, monitors en indieningscoördinatoren. In het verlengde daarvan werd gewerkt aan het vergroten van de effectiviteit en efficiency van de afdeling door een betere communicatie en een proactieve houding. Verder was er aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers, zodat ze meer plezier in het werk zouden krijgen. Op deze manier ontstond er ook voor HRM zo langzaam maar zeker een bruikbaar sturingsinstrument.

Scepsis overwonnen
“Vooraf heerste scepsis onder de medewerkers, vooral door eerdere ervaringen met een training van een ander bureau”, herinnert Marleen van Waarden zich. “C&M had goed door dat een interactieve aanpak die ruimte biedt voor de inbreng van de medewerkers, op zijn plaats was. Dat gebeurde door zowel plenaire bijeenkomsten als interviews met tien ‘smaakmakers’ onder de medewerkers. Daardoor was C&M in staat de inhoud van de opleidingen maximaal af te stemmen op de doelgroep. Bovendien gaf het de cursisten de kans hun trainingsbehoeften duidelijk te maken en mentaal te groeien naar een persoonlijk ontwikkelingsprogramma.”

Concrete resultaten
“De vrees onder de medewerkers voor ‘wéér een training waar we niets aan hebben’ bleek volkomen ongegrond“, zegt Marleen van Waarden. “Het gebruik van voorbeelden uit de praktijk van de unit maakte het voor iedereen helder. Verder vond ik de trainingen levendig en confronterend. Toch leken de deelnemers zich veilig te voelen, waardoor de trainingen leerzaam en plezierig waren. Debet daaraan is ongetwijfeld de enthousiaste en persoonlijke aanpak van Klaas Moerkerken. Klaas heeft een goede invloed op de medewerkers gehad – zoals de medewerkers zelf ook lieten weten. Zij hebben het idee dat ze door de training concrete veranderingen zullen ondervinden tijdens de dagelijkse werkzaamheden, zoals: meer afspraken kunnen maken, het aanspreken op de vastgestelde verantwoordelijkheden, het vastleggen wie de projectleider is en wie de teamleden zijn en het benoemen van mijlpalen. Samengevat: anders werken en anders denken.”

Besef
“Inmiddels is bij meer medewerkers de noodzaak van de trainingen duidelijk geworden”, constateert Marleen. “De medewerkers beseffen nu dat de ongestructureerde manier van werken en het gebrek aan inzicht in projecten oorzaken waren voor het niet-kunnen onderbouwen van planningen. Vandaar ook dat timemanagement een belangrijk onderdeel van de cursus bleek te zijn, nog meer dan we vooraf al dachten. Verder is er nu het besef ontstaan dat de medewerkers zelf een grote invloed kunnen uitoefenen op de ontwikkeling en voortgang van studies binnen het gehele trialtraject. Mede door een helder inzicht in taken en verantwoordelijkheden van ieder lid in het projectteam. Kortom: projectmatig werken geeft meer inzicht in de planning én de werkzaamheden.”

Vervolgtrainingen
Het streven naar zowel kwaliteit als doelmatigheid in het wetenschappelijk onderzoek binnen de unit Trials & Statistiek van de Daniel den Hoed-kliniek heeft de leiding van de unit doen besluiten een plan van aanpak op te stellen voor vervolgtrainingen. De nadruk zal daarbij liggen op de concrete toepassing van de verworven vaardigheden in de praktijk. De eerste vervolgstap is dat de deelnemers bewust projectmatig gaan werken. Daarbij zullen de deelnemers onderdelen van de training in de praktijk tegenkomen. De overige modules – deels al bekend bij de medewerkers – zullen in overleg in een later stadium verder worden getraind.