De klant: gemeente den haag
Klant aan het woord
Riolering en Waterbeheersing van de gemeente Den Haag
Voor de afdeling Riolering en Waterbeheersing van de gemeente Den Haag hebben wij de afgelopen jaren bijgedragen aan het organiseren en leiden van een financieel bedrijfsbureau dat klaar staat voor de toekomst.
Afdelingshoofd Paul Besling vertelt over de samenwerking met C&M.
| De afdeling Riolering en Waterbeheersing valt onder de dienst Stadsbeheer van de gemeente Den Haag. Deze belangrijke afdeling staat voor het beheer en onderhoud van het rioleringsstelsel, de watergangen en de binnenhavens. Daarnaast beheert de afdeling alle bruggen, tunnels, viaducten, pollers (beweegbare verkeersafsluitingen), alsmede de rioolgemalen, kademuren en walkanten. Ook het beheer en onderhoud van de zeehaven in Scheveningen en de daar gevestigde stedelijke 24-uurs-verkeerscentrale horen tot de taken van de afdeling, waarvan het bureau Kabels & Leidingen een van de onderdelen van. |
In 2007 is Paul Besling als hoofd Riolering en Waterbeheersing aan de slag gegaan. Daarvoor bekleedde hij diverse leidinggevende posities bij de gemeente Den Haag. Zo kende hij C&M al in zijn vroegere hoedanigheid van stadsdeelmanager Escamp. Een van onze consultants was op dat moment hoofd Bedrijfsbureau Stadsdelen dat financiële ondersteuning aan het stadsdeel bood. Deze samenwerking verliep uitermate goed, waaraan Paul dan ook een goed gevoel overhield.
Uitdagingen
Een van de uitdagingen voor de afdeling in 2008 en 2009 was het doorvoeren van een organisatieverandering. De afdeling was verdeeld in diverse functionaliteiten die elkaar overlapten. Het was vooral belangrijk om als één afdeling te opereren. Dat levert niet alleen schaalvoordelen op, maar zorgt er ook voor dat medewerkers duidelijk weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Daarnaast was het belangrijk voor de afdeling om zich duidelijk en helder te positioneren binnen de dienst Stadsbeheer en de gemeente.
Zwaar takenpakket vraagt zwaar bedrijfsbureau
Met het beheer en onderhoud van het brede takenpakket wordt een belangrijk deel van de stad onderhouden. Elke handeling heeft directe impact: zowel voor de burger als voor de politiek als voor de gemeentelijke organisatie zelf. Om de grote diversiteit aan grote projecten te kunnen aansturen, is een direct ondersteunend financieel bedrijfsbureau, met proactieve en meedenkende medewerkers, onmisbaar. Dit bureau is verantwoordelijk voor de controle van de financiële budgetten en de ondersteuning voor alle financiële handelingen voor zowel lopende als nog te starten projecten. Het bedrijfsbureau was op dat moment echter onvoldoende toegerust voor die taak. Daarom werd C&M gevraagd om tijdelijk een hoofd te leveren. De keuze voor C&M was grotendeels gebaseerd op de eerdere ervaringen van Paul Besling met C&M en de daarbij geleverde kennis en kwaliteit. Paul Besling waardeert vooral dat C&M zich goed in de klant kan verplaatsen, bekend is met de complexe organisatie en ervaring heeft bij financiële vraagstukken.
De opdracht en de uitvoering
De opdracht die wij van Paul Besling kregen, was kort maar krachtig: leidinggeven aan het bestaande financiële bedrijfsbureau en het team gereed maken voor de toekomst. Daarbij moesten, naast de financiële ondersteuning, vooral het meedenken met beleid en uitvoering en proactief handelen voorop staan. Wij hebben, in lijn met het reeds ingezette veranderproces, een plan opgesteld om de medewerkers van het bedrijfsbureau te laten meegroeien in de richting van de nieuwe organisatie. Het bedrijfsbureau moest allereerst worden voorbereid op zijn toekomstige ‘spin in het web’-functie. Om dit te realiseren werden de werkzaamheden van de medewerkers onder de loep genomen. Taken en verantwoordelijkheden zijn geïdentificeerd en herverdeeld, natuurlijk in nauw overleg en met de input en ondersteuning van de medewerkers zelf.
Helder communiceren en goed samenwerken
Verder hebben we ervoor gezorgd dat het bedrijfsbureau op het netvlies is komen te staan van alle collega’s binnen de hele afdeling. Helder is gecommuniceerd wat het bedrijfsbureau wel en niet doet. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een betere samenwerking tussen operationeel niveau en het bedrijfsbureau. Vervolgens is de focus gelegd op het opzetten van duidelijke financiële documenten, zowel voor intern gebruik als voor het aanleveren van financiële rapportages aan de directie.
Uiteindelijk heeft het bedrijfsbureau een duidelijke en voor iedereen heldere positie gerealiseerd waarbij de medewerkers direct met de operationele afdelingen samenwerken. Regelmatige afstemming is ingevoerd om een optimaal financieel resultaat voor de afdeling te kunnen bewerkstelligen.
Klaar voor de toekomst
Met de afronding van het totale verandertraject is het financiële bedrijfsbureau klaar voor de toekomst. Het nieuwe hoofd van het bedrijfsbureau is door C&M is ingewerkt in de materie, zodat de organisatie zich kan gaan richten op de langere termijn. De komende jaren heeft de afdeling Riolering en Waterbeheersing voldoende grote uitdagingen voor zich. Denk aan de oplevering van het nieuwe Gemeentelijk Waterplan 2010-2015, de koppeling van beheer- en onderhoudsprojecten aan meerjarige investeringsplannen, het nieuwe Gemeentelijk Rioleringsplan 2011-2015 en het plannen van het beheer en onderhoud van haar overige verantwoordelijkheden. Organisatorisch is de afdeling er klaar voor.
