Europees Project Admire

Klant in beeld
Project Admire: een Europees project van A tot Z

Na een termijnoverschrijding voor het Europese project Admire riep de gemeente Eindhoven de hulp in van C&M. We ondersteunden de gemeente in de afstemming met 19 Europese partners en de benodigde rapportages aan de Europese Commissie. Het resultaat: alsnog een goedkeurende accountantsverklaring voor het hele project! Lees verder…

In september 2008 vroeg de gemeente Eindhoven ondersteuning aan C&M voor een goede afronding het Europese project Admire. Het project ging in september 2006 van start, met september 2008 als oorspronkelijke einddatum. Door vertraging bij de start, een achterstand in de op te leveren producten en een afgekeurde tussenrapportage was deze einddatum niet haalbaar.

De gemeente had ons voornamelijk nodig voor ondersteuning op financiële thema’s. De subsidiestroom voor het project was toegekend aan een consortium van 19 partners verspreid over heel Europa, met de gemeente Eindhoven in de leidende rol. Dit betekende dat zij de volledige verantwoording jegens de Europese Commissie moest verzorgen. Geen makkelijke opgave met zo veel geografisch verspreide partners. Daarom legden we onze focus op het zekerstellen van de informatiestromen en de financiële afhandeling van het project. Dit deden we voor zowel de eigen activiteiten van de gemeente op het gebied van Admire als het totale project inclusief de activiteiten van de partners.

C&M richtte zich op vier focusgebieden:

1. het oplossen van de problemen met de eerste tussenrapportage aan de Europese Commissie
2. voorbereiden en indienen van de tweede tussenrapportage en de eindrapportage aan de Europese Commissie
3. het aanpassen van de bestaande projectorganisatie, waarbij de gemeente Eindhoven de leidende rol had
4. het terugwinnen van het vertrouwen van de Europese projectpartners, zodat de gemeente kon sturen op een goede verantwoording en de doelmatigheid en rechtmatigheid van het project kon worden vastgelegd.

Aan het einde van het project eiste de Europese Commissie controle van de volledige projectadministratie. Op verzoek van de gemeente heeft C&M deze controle begeleid.

De projectaanpak van C&M binnen de besproken focusgebieden
De eerste prioriteit lag bij het krijgen van uitstel van de Europese Commissie voor de oplevering van de producten en de verantwoording. De einddatum van het project werd opgeschoven naar 28 februari 2009. Dit creëerde de benodigde ruimte om de afgekeurde eerste tussenrapportage te evalueren, nieuwe gegevens op te vragen bij de partners en deze opnieuw in te dienen bij
de commissie.

Tegelijkertijd zijn we begonnen met het verbeteren van de communicatiekanalen met de 19 partners. Daardoor werd het herstel van de eerste tussenrapportage realiseerbaar. Daarnaast hebben we een nieuwe vergaderstructuur opgezet, zijn er taken en verantwoordelijkheden opnieuw vastgelegd en heeft de gemeente vaker en transparanter met de partners gecommuniceerd. Daardoor kwam de noodzaak naar voren om de projectadministratie te veranderen. Het resultaat daarvan was dat er zowel een digitaal als fysiek dossier werd opgebouwd. Zo kon de gemeente alsnog de eerste tussenrapportage correct aanleveren.

Voor het voorspoedige verloop van de tweede tussenrapportage en de eindrapportage ontwikkelden we een duidelijk en uniform verantwoordingsformat ten behoeve van de partners. Samen met een goede communicatie, strakke voortgangscontroles en een aanleverproces voor de gegevens stond het format borg voor de kwaliteit van de aangeleverde stukken.

Resultaat: goedgekeurd!
De C&M-projectaanpak gaf de gemeente de grip op het project terug. Dat was de basis voor het teruggewonnen vertrouwen bij zowel de partners als de Europese Commissie. Dit leidde uiteindelijk tot goedkeurende accountantsverklaring voor het gehele project.

Onze checklist voor een succesvol Europees subsidietraject
Europese subsidietrajecten zijn vaak complex. Door kritisch naar het proces te kijken en eisen aan de uitvoering te verbinden (en deze ook te communiceren), krijgt u grip op het project. Dat is noodzakelijk om de Europese geldstroom te kunnen zekerstellen. Let daarbij goed op de volgende zaken:

• een aanvraag is nooit een uitvoeringsdocument. Bij goedkeuring van een subsidie moet u een projectplan schrijven ter bepaling en borging van taken, verantwoordelijkheden, planning, communicatie en monitoring
• betrek eventuele partners bij de voortgang van het project en houd stakeholders op de hoogte van ontwikkelingen. Betrokkenheid zorgt voor heldere communicatie en draagt bij aan een snellere signalisering, aanpak en afhandeling van risico’s en onzekerheden
• denk vooraf goed na over een passende projectadministratie die:
o voldoet aan de Europese eisen
o de mogelijkheden heeft om de juiste informatie te kunnen opslaan
o een koppeling van financiën aan digitale projectdossiers heeft
o aan het einde van het project oplevert wat nodig is voor aanlevering en onderbouwing van de verantwoording.
Het achteraf opzetten van een dergelijke administratie kost twee keer zo veel tijd, frustratie en geld
• Gebruik uniforme formats voor de aanlevering van de stukken ter verantwoording. Hierdoor begrijpen partners beter wat er van hen wordt vereist, kunt u gegevens gemakkelijk samenvoegen en kunt u gemakkelijker overleggen met de subsidieverstrekker
• Bel altijd na of stukken ontvangen zijn (door eventuele partners of subsidieverstrekkende instantie) en of het is duidelijk is wat u aanlevert of vraagt
• Herstellen van aangeleverde stukken (vaak met officiële handtekeningen) kost veel tijd. Zorg er dus voor dat dit maar één keer te gebeuren
• Houd goed contact met de project officer bij de Europese Commissie en houd goed bij wat u hebt verstuurd. Ook bij de Europese Commissie worden fouten gemaakt en kunnen veranderingen optreden.

Meer weten?
Wilt u meer weten over Admire, kijk dan op de EU-site van Admire.